De agenda van bijna iedere manager is vaak een aaneenschakeling van zogenaamde meetings. De leiders binnen de organisatie worden geleefd door de door hun assistentes volledig opgevulde outlook kalender. ‘Führen von Vorne’ is verworden tot managen aan de vergadertafel. Achter het bastion van de tafel worden de orders uitgedeeld en wordt de voortgang van de planning besproken en beoordeeld. Is dit echt wat we willen? Willen we echt iedere avond wanneer de kids op bed gelegd zijn, inloggen om in ieder geval de mail weg te werken? Bij ons dringt de vraag zich op “Wat zijn dat voor een leiders die hun eigen tijdsindeling door anderen laten bepalen?”
Daarom van onze kant een pleidooi voor minder en vooral ook betere vergaderingen. Wat we in alle drukte vergeten lijken te zijn, is dat het elkaar in persoon treffen een van onschatbare waarde is voor het goed functioneren van een organisatie. De sleutel voor een succesvolle vergadering is dat wij erkennen dat we tijdens de vergadering werken aan de basiskenmerken betrouwbaarheid en vertrouwen. Te laat komen of niet voorbereid zijn, is hetzelfde als NVM. Nauwelijks Verholen Minachting voor de andere deelnemers, en een inbreuk op het vertrouwen dat anderen in ons hebben.
Let op: Dit is geen oproep voor een checklist voor goede vergaderingen. Deze zijn allang door de afdeling communicatie opgesteld en verspreid. Nee, waar het om gaat is dat we beseffen wat een goede vergadering eigenlijk is. Wij zeggen gebruik de grondbeginselen eens. Doelgericht, Efficiënt gebruik van middelen, Eenvoud en Offensief. Bespreek het verloop van de vergadering eens en gebruik daarbij deze grondbeginselen in de discussie. Ga de confrontatie aan (ook met jezelf) wanneer deze grondbeginselen geschonden worden.
Veel plezier daarbij. ☺
Jan & Jan